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    東莞市馬赫機械設備有限公司關于電子發票的告知函

    時間:2024年01月09日來源:東莞市馬赫機械設備有限公司 作者:東莞市馬赫機械設備有限公司瀏覽量:
                                                                                                     東莞市馬赫機械設備有限公司關于電子發票的告知函
     
    各供應商、協作伙伴:
     
                       為了進一步提高公司的工作效率,降低成本,減少環境污染,我們決定自即日起全面應用全電發票,并停止使用紙質發票。 我司也將于近期注銷

    金稅盤,全面融入發票電子化。本告知函旨在向大家詳細說明取消全電發票和紙質發票的原因、影響以及供應商電子發票解決方案。
     

     一:取消全電發票的原因
     

             隨著信息技術的飛速發展,電子化.數字化管理已經成為企業發展的趨勢。取消紙質發票是順應時代潮流,提高企業管理效率的重要舉措。以往開發票出

    現因為打印設置而導致的重復開票的問題得到了很好的解決,通過取消紙質發票,我們能夠提高財務效率、降低公司的紙質消耗量,減少印刷、存儲和管理

    成本,同時也能夠更好地保護環境,實現綠色辦公。
     

    二、取消紙質發票的影響
     

         1.財務管理:取消紙質發票后,公司財務管理將更加便捷高效。電子化管理可以實現發票信息的快速錄入、自動統計和準確生成財務報表,避免了繁瑣的

    手工操作和數據錄入錯誤的風險。
     

    2.辦公流程:取消紙質發票后,辦公流程將更加簡化和規范。員工不再需要手動填寫、蓋章、分發和歸檔紙質發票,可以更好地專注于工作中的核心內容,

    提高工作效率。
     

    3.信息安全:采用電子化管理可以有效提高信息安全性。電子發票在傳輸和存儲過程中可以進行加密處理,減少信息泄露的風險,保護公司和客戶的隱私。


    三、供應商傳遞發票提出以下管控措施:

       目前,電子發票越來越普及,經常出現有供應商相關業務人員頻繁漏或同張發票多次傳遞、發票打印紙張不規范、一份入庫單對應多張發票、本司采購人員

    漏打印發票等現象,為了雙方的權益,避免已開具發票未入賬的情況發生,  現出具發票管理要求,針對供應商傳遞發票提出以下管控措施:
     

    3.1 快遞傳遞發票:電子發票不要縮小圖片必須原圖打印,按 A4 紙張大小打印 2 份,紙張不要裁切;

     
    3.2 郵箱傳遞發票:電子發票必須下載并轉成 PDF 文檔發至專人接收郵箱 mahoo2007@163.com、郵件備注 發票公司信息、發票月份 發票金額,

    (也可以附上對賬單、相關歸檔單據)
    并同時發給馬赫采購人員。若后續出現賬目不對,專人郵箱未有接收到電子發票的,本司概不負責。

     
    3.3 不要通過微信、QQ 等方式傳遞電子發票 (微信文件容易超期、漏發、漏看)

     
     各供應商朋友們,供需雙方是合作伙伴關系,唇齒相依!本著雙方合作共贏、共同管理進步的原則,我們必須要不斷提高內部管理、;尤其針對發

    票管理要更加重視,因為發票是供需雙方 結算的依據,事關重大,只有互相規范,雙方才能規避風險。


     以上規定,自 2024 年 1 月 10 日起執行,特此告知!


                                                                                                                                      東莞市馬赫機械設備有限公司
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    分類: 供應商與協作伙伴

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